거래처와 처음 계약할 때 확인할 것

처음 거래하는 상대와는 긴장이 됩니다. 그래서 큰 조건만 확인하고 넘어가기 쉽습니다. 단가와 납기, 대략 이 두 가지만 정하고 시작합니다.

그런데 나중에 문제가 되는 것은 그 뒤의 세부 조건입니다. 누가 무엇을 부담하는지, 언제까지 알려야 하는지 같은 것들입니다. 처음에 한 시간을 들이면 나중에 몇 배의 시간을 아낍니다.

첫 계약이 이후를 정합니다

첫 거래에서 정한 조건은 이후 거래에 그대로 이어집니다. 두 번째부터는 앞의 조건을 기준으로 삼기 때문입니다. 그래서 첫 계약서를 잘 써 두면 이후 계약이 훨씬 빨라집니다. 두 번째부터는 다시 협의하지 않고 앞의 조건을 따르는 경우가 많습니다.

그래서 첫 계약이 기준이 됩니다. 처음에 애매하게 정해 두면 그 애매함이 계속 남습니다. 반대로 분명하게 정해 두면 이후가 편합니다. 이 네 영역을 서면으로 남겨 두면 나중에 설명할 일이 줄어듭니다. 말로 정한 것은 시간이 지나면 서로 다르게 기억됩니다.

확인할 것은 네 영역입니다. 상대, 조건, 지급, 종료입니다. 이 순서대로 보면 빠뜨리는 항목이 줄어듭니다.

상대 확인

가장 먼저 확인할 것은 상대가 누구인지입니다. 개인인지 사업자인지에 따라 책임 범위가 달라집니다.

확인 항목	확인할 것
사업자등록	등록된 사업자인지
상호와 대표자	계약서 표기와 일치하는지
주소	실제 사업장 주소인지
담당자	결정 권한이 있는 사람인지
연락처	서면 통지가 가능한지

담당자 확인은 자주 빠집니다. 결정 권한이 있는 사람과 이야기했는지가 중요합니다. 권한 없는 담당자와 협의하면 나중에 처음부터 다시 해야 하는 경우가 생깁니다. 결정 권한이 없는 사람과 협의하면 나중에 처음부터 다시 해야 합니다.

연락처는 서면 통지가 가능한 주소여야 합니다. 전화번호만 있으면 나중에 근거를 남기기 어렵습니다.

조건 확인

무엇을 어떻게 할지 정하는 부분입니다. 결과물의 형태와 범위가 여기에 담깁니다.

확인 항목	확인할 것
범위	무엇까지 포함되는지
수량과 단위	어떤 기준으로 세는지
일정	언제까지인지
품질 기준	어떤 상태면 합격인지
변경 절차	도중에 바뀌면 어떻게 하는지

변경 절차는 실제로 자주 쓰입니다. 처음 정한 범위가 도중에 바뀌는 일이 많기 때문입니다. 절차가 없으면 그때마다 새로 협의하게 됩니다. 변경 절차는 처음에 한 줄 적어 두는 것으로 충분합니다. 범위가 바뀌면 누가 어떻게 승인하는지만 정해 두면 됩니다.

품질 기준도 서면으로 남기세요. 말로 정한 기준은 나중에 해석이 갈립니다.

지급 조건

돈에 관한 조건입니다. 금액보다 시점과 방법이 더 자주 문제가 됩니다.

확인 항목	확인할 것
금액	세금 포함 여부
지급 시점	언제 지급하는지
지급 방법	계좌 이체인지 여부
증빙	어떤 서류를 주고받는지
지연 시	이자가 붙는지

세금 포함 여부는 견적서에서 자주 어긋납니다. 별도인지 포함인지 견적서에 적어 두세요. 이 한 줄이 빠져서 금액이 어긋나는 경우가 가장 흔합니다. 별도인지 포함인지 분명히 적어 두세요.

지연 시 조항은 서로 불편한 이야기입니다. 그래서 미루기 쉽습니다. 지연 이자는 서로 불편한 주제라 미루기 쉽습니다. 다만 이 조항이 있어야 나중에 문제가 생겼을 때 기준이 됩니다.

책임 범위

문제가 생겼을 때 누가 무엇을 부담하는지 정합니다. 평소에는 필요 없지만, 필요할 때는 가장 중요해집니다.

확인 항목	확인할 것
하자 책임	어느 기간까지 책임지는지
손해 배상	범위와 한도가 있는지
비밀 유지	어떤 정보가 대상인지
지식재산	결과물의 권리가 누구에게 있는지

지식재산 조항은 업종에 따라 중요도가 달라집니다. 결과물을 다시 쓰는 경우라면 반드시 확인하세요.

비밀 유지 조항은 양방향으로 정하는 편이 낫습니다. 한쪽만 정하면 나중에 균형이 깨집니다. 어떤 정보가 대상인지 범위도 함께 적어 두세요. 한쪽만 정하면 나중에 균형이 깨집니다.

종료 조건

계약이 끝나는 방식도 처음에 정해 두세요. 끝맺음이 깔끔해야 다음 거래도 이어집니다.

확인 항목	확인할 것
기간	언제까지인지
해지 통보	며칠 전에 알려야 하는지
중도 해지	어떤 경우에 가능한지
종료 후 의무	남는 책임이 있는지

종료 후 의무는 잊기 쉽습니다. 비밀 유지나 대금 정산처럼 끝난 뒤에도 남는 것이 있습니다.

해지 통보 기한은 짧게 정하는 편이 서로 낫습니다. 너무 길면 상대가 바꾸기를 꺼립니다. 반대로 너무 짧으면 준비할 시간이 부족합니다. 너무 길면 상대가 바꾸기를 꺼립니다.

마무리

처음 계약에서 확인할 것은 네 영역입니다. 상대, 조건, 지급, 종료. 이 네 가지만 서면으로 남겨 두면 대부분의 문제가 예방됩니다.

완벽한 계약서를 쓰는 것보다, 애매한 부분을 남기지 않는 것이 중요합니다. 애매함은 나중에 반드시 문제로 돌아옵니다. 그때 해결하려면 두 배의 시간이 듭니다. 애매함은 나중에 반드시 문제로 돌아옵니다.

해시스비즈센터 기흥점은 소호사무실과 비상주사무실을 함께 운영하면서 사업자 간 거래에 필요한 기본 안내를 드리고 있습니다. 계약 조건이 헷갈리시면 방문 시 함께 살펴볼 수 있습니다.
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