재택과 사무실을 함께 쓰는 방법

집에서 일하는 날과 사무실로 나가는 날을 나눠 쓰는 분들이 늘었습니다. 처음에는 편하다고 느껴집니다. 그러다 한 달쯤 지나면 이상한 일이 생깁니다. 필요한 서류가 반대쪽에 있고, 충전기가 두 곳에 다 없습니다.

두 곳을 쓰는 일은 공간이 두 배가 되는 것이 아니라 관리할 곳이 두 배가 되는 일입니다. 무엇을 어디에 둘지 미리 정해 두면 오가는 시간이 줄어듭니다. 오늘은 그 기준을 정리해 보겠습니다.

집과 사무실을 나눠 쓰는 방식은 사람마다 다릅니다. 주중 내내 사무실에 나가는 분도 있고, 주에 하루나 이틀만 나가는 분도 있습니다. 어느 쪽이든 관리 원칙은 비슷합니다.

두 곳을 오가면 생기는 일

가장 흔한 문제는 짐이 늘어나는 것입니다. 급할 때마다 양쪽에 하나씩 사 두면 어느새 같은 물건이 세 개가 됩니다. 충전기, 마우스, 노트가 대표적입니다.

두 번째는 기억의 문제입니다. 어제 어디에서 무엇을 했는지 헷갈립니다. 사무실에서 정리한 서류를 집에서 찾다가 시간을 쓰게 됩니다. 이 문제는 기록으로 해결됩니다.

세 번째는 집중의 문제입니다. 집에서는 생활 소리가 들리고, 사무실에서는 다른 사업자의 소리가 들립니다. 어느 쪽이 더 낫다고 말하기 어렵습니다. 다만 용건이 다른 일은 나눠서 하는 편이 낫습니다.

이동 자체도 시간을 씁니다. 왕복 한 시간이면 한 달에 이십 시간이 넘습니다. 그 시간을 아끼려면 오가는 날에 할 일을 미리 정해 두어야 합니다. 이동하는 날에는 큰 작업을 잡지 않는 편이 낫습니다. 대신 확인과 연락처럼 짧게 끝나는 일을 모아 두세요. 이동한 날은 집중이 잘 되지 않습니다.

무엇을 어디에 둘지 정합니다

기준은 하나면 충분합니다. 그 물건이 어느 쪽에서 더 자주 쓰이는지입니다.

물건	두는 곳	이유
계약서 원본	사무실	보관과 제출이 함께 일어납니다
노트북	이동	양쪽에서 씁니다
충전기	양쪽	한쪽만 있으면 매번 챙겨야 합니다
프린터	사무실	부피가 큽니다
필기 도구	양쪽	값이 싸고 자주 씁니다
우편물	사무실	주소가 사무실입니다

이 표에서 원본 서류만 사무실에 두면 나머지는 비교적 자유롭습니다. 값이 싸고 자주 쓰는 것은 양쪽에 두는 편이 낫습니다. 챙기는 스트레스가 물건 값보다 큽니다.

반대로 값이 비싸고 자주 안 쓰는 것은 한 곳에만 두세요. 두 곳에 두면 관리도 두 배가 됩니다. 표를 다 채우지 않아도 됩니다. 헷갈리는 물건만 정해 두어도 충분합니다. 나머지는 자연스럽게 제자리를 찾습니다. 무엇을 어디에 두었는지 잊는 일은 기록으로 막습니다. 한 장에 적어 두고 양쪽에서 볼 수 있게 하세요. 기억에 의지하면 대개 틀립니다.

오가는 날의 준비

오가는 날에는 준비 시간이 필요합니다. 이 시간을 줄이는 것이 병행 근무의 핵심입니다.

시점	할 일
전날 저녁	다음 날 필요한 것을 미리 꺼냅니다
아침	이동할 짐을 한 곳에 모읍니다
도착 후	오늘 할 일을 종이에 적습니다
떠나기 전	남은 일과 다음 일정을 확인합니다
귀가 후	짐을 풀지 않고 그대로 둡니다

마지막 항목이 의외로 도움이 됩니다. 짐을 풀었다가 다시 싸는 시간이 아깝기 때문입니다. 다음 날 또 나가는 일정이라면 가방을 그대로 두는 편이 낫습니다.

도착 후 할 일을 적는 것도 중요합니다. 이동한 날은 시작이 늦어지기 쉽습니다. 세 줄이라도 적어 두면 오전이 허비되지 않습니다. 준비 시간을 아끼는 방법은 하나뿐입니다. 같은 순서를 반복하는 것입니다. 순서가 정해지면 생각할 것이 줄어들고, 빼먹는 일도 줄어듭니다.

사무실에 두면 좋은 것

사무실에는 무겁고 부피가 큰 것을 둡니다. 그리고 손님이 봐도 괜찮은 것을 둡니다.

종류	예
보관 서류	계약서, 등록증, 세금 자료
장비	프린터, 스캐너, 큰 모니터
응대 물품	다과, 컵, 안내 자료
비품	종이, 파일, 포장 재료
우편 관련	봉투, 인장, 스탬프

사무실에 두는 것은 대체로 무겁거나 여러 개가 필요한 것입니다. 옮기기 어려운 물건은 처음부터 사무실에 두고 쓰는 편이 낫습니다.

응대 물품도 사무실에 둡니다. 손님이 왔을 때 집에서 가져온 물건으로 대접하려 하면 미리 준비할 것이 많아집니다. 무엇을 사무실에 두는지는 결국 얼마나 자주 나가는지에 달렸습니다. 자주 나가는 분은 대부분을 사무실에 두고, 가끔 나가는 분은 필요한 것만 가지고 다니는 편이 낫습니다.

집에 두면 좋은 것

집에는 가볍고 자주 쓰는 것을 둡니다. 그리고 소리가 나도 괜찮은 것을 둡니다.

종류	예
작업 도구	노트, 필기구, 이어폰
참고 자료	책, 인쇄물, 메모
개인 물품	컵, 담요, 간식
이동 가방	노트북 가방, 서류 가방

집에 두는 물건은 대체로 개인적인 것입니다. 업무용 원본은 두지 않는 편이 안전합니다. 집에서 정리하다가 어디에 두었는지 잊는 일이 생깁니다.

참고 자료는 집에 두면 편합니다. 읽는 시간이 저녁이나 주말로 옮겨지는 경우가 많기 때문입니다. 집에 두는 물건은 늘어나기 쉽습니다. 편하다는 이유로 하나씩 가져오다 보면 어느새 두 곳에 같은 것이 쌓입니다. 분기에 한 번은 정리하는 편이 좋습니다. 두 곳을 쓰면서 가장 아까운 것은 같은 일을 두 번 하는 시간입니다. 같은 파일을 두 곳에서 만들거나, 같은 물건을 두 번 사는 일이 그렇습니다. 두 곳을 오가는 날에는 예비 시간을 두세요. 이동이 길어지거나 일정이 밀리면 하루가 금방 어긋납니다. 기록을 남기는 방식은 종이든 휴대전화든 상관없습니다. 다만 한 곳에 모아 두어야 합니다.

서류와 보안

두 곳을 쓰면 서류가 흩어지기 쉽습니다. 원본이 어디에 있는지 한눈에 알아야 합니다.

구분	원칙
원본	사무실 한 곳에만
사본	필요할 때만 출력
전자 파일	한 곳에 모아 둡니다
비밀번호	두 곳에서 같은 방식으로
폐기	사무실에서 처리합니다

전자 파일은 특히 중요합니다. 두 대의 기기에서 같은 폴더를 보게 해 두면 어디에서든 이어서 할 수 있습니다. 이 설정 하나로 많은 문제가 사라집니다.

폐기는 사무실에서 하는 편이 낫습니다. 집에서 버린 서류가 그대로 남아 있는 경우가 있습니다. 사본을 만들 때는 날짜를 적어 두세요. 어느 것이 최신인지 헷갈리면 결국 원본을 다시 찾게 됩니다. 전자 파일을 한 곳에 모아 두면 기기를 바꿔도 이어서 일할 수 있습니다. 이 설정은 처음에 시간이 조금 들지만, 그 뒤로는 매일 시간을 아껴 줍니다.

마무리

재택과 사무실을 함께 쓰는 요령은 결국 세 가지입니다. 원본은 한 곳에, 자주 쓰는 것은 양쪽에, 오가는 날은 미리 준비하는 것. 이 세 가지가 지켜지면 두 곳을 쓰는 일이 훨씬 가벼워집니다. 두 곳을 쓰는 일이 어려운 이유는 공간이 아니라 규칙이 없기 때문입니다. 규칙이 있으면 두 곳은 하나처럼 이어집니다. 병행 근무에서 가장 중요한 것은 일정입니다. 어느 날 어디에 있는지를 미리 정해 두면 방문 요청이나 통화 약속을 잡기가 훨씬 쉽습니다. 주 단위로 보면 나누는 기준이 더 분명해집니다. 이 주에 사무실에서 할 일은 무엇인지, 집에서 끝낼 일은 무엇인지 적어 두세요. 가방은 하나로 정해 두는 편이 낫습니다. 여러 개를 쓰면 어느 가방에 무엇이 있는지 헷갈립니다. 가방이 하나면 빠뜨릴 것도 줄어듭니다.

두 곳을 쓰는 이유는 사람마다 다릅니다. 집중이 필요할 때와 사람을 만날 때가 다르기 때문입니다. 그 차이를 인정하고 나누면 오히려 한 곳만 쓰는 것보다 편해집니다.

해시스비즈센터 기흥점은 소호사무실과 비상주사무실을 함께 운영하면서 자주 오지 않는 분들의 보관과 우편을 돕고 있습니다. 두 곳을 병행하시는 분이라면 방문 전에 이 부분을 문의해 주세요.
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